De overordnede formål med IMS er:
- At holde styr på materialernes placering på et meget detaljeret niveau, når de ikke er udlånt
- At sikre at afleverede flydende materialer fordeles fornuftigt til de forskellige filialer under hensyntagen til bl.a.
- Pladsforhold og nuværende beholdning på de forskellige filialer
- Transportbesparelse
- Jævn fordeling af materialer af samme titel
- At understøtte medarbejdernes arbejdsprocesser med fremfinding og opsætning af materialerne
- At forhindre og/eller opdage fejl i håndteringen af materialer
- At skabe overblik i form af rapporter til både daglig opfølgning og mere overordnet ledelsesinformation
For at kunne få hele systemet til at virke har IMS hele tiden brug for informationer fra bibliotekssystemet (BS) og fra medarbejderne, ligesom BS og medarbejderne får vigtige informationer fra IMS.
Systemoverblik
Figuren nedenfor skitserer den overordnede opbygning af IMS og bibliotekssystemet og hvordan medarbejderne kan hente og sende informationer til de to systemer.
Selvbetjeningsautomater, sorteringsrobotter og BS-GUI
Når materialer afleveres eller håndteres ved selvbetjeningsautomater, sorteringsrobotter eller via BS GUI, så forgår al kommunikation direkte med BS. I mange tilfælde vil BS selv spørge IMS om yderligere informationer, og IMS svarer tilbage til BS, som så klarer kommunikationen til automater, sortere og BS-GUI. Eksempelvis vil BS ved sortering af et materiale, der skal sættes på plads, spørge IMS, hvilken filial der er mest optimal at sende materialet til. IMS svarer BS, der så giver sorteringsrobotten besked.
BS får automatisk løbende besked fra IMS om hvert enkelt materiales præcise placering f.eks. i transportenheder og på udstillingshylder.
IMS Mobilklient og IMS Webklient
Mobilklienten og webklienten giver mulighed for at kommunikere direkte med IMS. Mobilklienten er en smartphone app, og webklienten får man adgang til via en webbrowser. De to klienter kommunikerer over internettet med IMS-serveren, som så kan sende de nødvendige informationer videre til BS.
IMS Mobilklient
I det daglige sker medarbejdernes primære kommunikation med IMS gennem mobilklienten.
IMS har brug for at vide, hvor materialerne præcist flyttes hen, så den til enhver tid kan udpege de filialer, der mest har brug for nye materialer, eller den hylde hvor et bestemt materiale skal plukkes fra. Informationen om materialebevægelser får IMS hovedsageligt gennem medarbejdernes registreringer i mobilklienten. Det er eksempelvis registreringer af, at et materiale eller en transportenhed er sat på plads, eller at en transportenhed er modtaget på en filial.
Mobilklienten bruges også til at hente informationer fra IMS eksempelvis i form af fremfindingslister, der angiver, hvilken hylde (eller opstillingsgruppe) et materiale findes på, eller i form af en historisk oversigt over hvor en transportenhed er kommet fra.
IMS Webklient
Webklienten giver først og fremmest adgang til alle de indstillinger og konfigurationer, der er af IMS, men det er også muligt at hente information om titler, materialer, transportenheder og bestillinger, ligesom det er muligt at lave registreringer af materialebevægelser.
Alt det data, der samles og processeres på IMS-serveren, bliver gemt, så det hele tiden er muligt at finde ud af, hvordan materialerne har flyttet sig, og hvordan systemet har opført sig. Gennem webklienten er det muligt at hente dele af disse data ud som forskellige rapporter.