Rapportabonnementer

IMS giver brugerne mulighed for at få trukket og tilsendt rapporter automatisk via et rapportabonnement.

Et rapportabonnement optræder i systemet som en gemt rapport, hvor der er angivet, at rapporten skal fungere som abonnement. På denne måde fungerer specifikationen af rapportens indhold helt på samme måde som rapporter trukket manuelt.

For at aktivere et abonnement på en gemt rapport, skal der angives et trækningstidspunkt samt hvilke ugedage, eller hvilken dag hver måned, rapporten ønskes genereret. Så længe rapportabonnementet er aktivt, vil systemet på det angivne tidspunkt på de angivne ugedage, eller den angivne dag i måneden, trække rapporten med de angivne parametre.

Når abonnementsfunktionen har trukket rapporten, gøres den tilgængelig via en e-mail. E-mailen kan sendes til en specifik e-mailadresse, eller til den e-mailadresse der er angivet på brugeren i Brugeradministration eller under "Mine oplysninger". Mailen indeholder et link, hvorfra rapporten kan hentes. Linket i mailen kan anvendes flere gange. Videresendes mailen, kan andre brugere via det samme link også få adgang til rapporten.

Det er på rapportabonnementet muligt at angive, om man ønsker at modtage tomme rapporter, hvis den genererede rapport ikke indeholder nogen rækker. Fravælgelse af tomme rapporter er specielt nyttigt til rapporter, der kun undtagelsesvist har indhold, og hvor man bør være særlig opmærksom, når der faktisk er indhold – en slags notifikation.

De af rapportens parametre, der angiver dato/tid, vil – som for gemte rapporter generelt – fungere relativt. Dette betyder, at hvis den gemte rapport f.eks. i dag angives til at trække data for "i går", så vil rapporten trukket senere (manuelt eller via abonnement) stadig give data for "dagen før". Parameterens tidspunkt eller tidsperiode vil altså blive flyttet med frem, som tiden går.

Den udsendte mail indeholder oplysninger om både de konkret anvendte tidsparametre samt antallet af rækker i den dannede rapport.