Automatisk opfyldning af udstillingsforløb kan sørge for, at der hentes materialer fra et materialehotel eller en almindelig udlånsfilial, hvis beholdningen i udstillingsforløbet bliver for lav.
Funktionens virkemåde
Funktionen kører en gang i døgnet – om natten. Funktionen genererer udstillingsordrer til den mobile enhed, så materialer fremfindes for at blive sendt til central sortering. Herfra vil de blive anvist til udstilling på en filial - et udstillingsforløb.
Hver kørsel følger denne fremgangsmåde:
- Alle eksisterende (ikke-håndterede) udstillingsordrer fjernes, og de tilhørende materialers anvisningsstatus nulstilles.
- Der genereres en liste over de aktive udstillingsforløb der er i underskud. Udstillingsforløbet tæller ikke med i listen, hvis det er på en filial, der er lukket, og filialen ikke tillader fremfinding til lukkede filialer.
- Et udstillingsforløb er i underskud hvis antallet af materialer i udstillingsforløbet er mindre end udstillingsforløbets minimum antal materialer. Med andre ord så er
udstillingsforløbets opfyldningspunkt lig udstillingsforløbets minimum antal materialer.
- For hver af de relevante udstillingsforløb gennemløbes denne procedure:
- Find materialer der matcher udstillingsforløbets udstillingsgruppe, som ikke er lånt ud, ikke er frataget til en bestilling, og ikke allerede er anvist.
- Sorter de fundne materialer i henhold til prioriteringen af leverandørerne (se beskrivelse af systemparametrene Foretræk egen filial ved opfyldning af udstillinger og Foretræk materialehoteller ved opfyldning af udstillinger). Hvis parameteren Automatisk opfyldning tager de nyeste materialer først er sat til 'Ja' på udstillingsforløbets filial vil materialerne sekundært blive sorteret efter nyeste accessionsdato. Hvis der er flere materialer end der er behov for tages de første i henhold til den angivne sortering. Der må dog højst vælges 'Maks. antal eksemplarer' af hver titel, som angivet på udstillingsforløbet.
- Der genereres udstillingsordrer på de fundne materialer, og de markeres på vej til udstillingsforløbet.
Opfyldningspunktet for udstillingsforløb er det punkt, den automatiske opfyldning vil forsøge at fylde udstillingsforløbet op til. Opfyldningen går i gang, når beholdningen er under opfyldningspunktet. Der er altså ikke tale om, at beholdningen skal nå under ét punkt, hvorefter der fyldes op til et andet punkt. Kun opfyldningspunktet skal bruges.
Hvilke materialer må vælges til opfyldning?
En række betingelser skal være opfyldt, for at et materiale er en mulig kandidat til opfyldning:
- Materialet skal være matchet til udstillingsforløbets udstillingsgruppe.
- For at et materiale kan blive matchet til en udstillingsgruppe skal det være med i IMS og udlånbart.
- Materialet skal være hjemme.
- Materialet må ikke allerede være anvist.
- Der må ikke være en bestilling på materialet.
- Materialet må ikke p.t. være en del af en anden udstilling, dvs. være placeret på en lokalitet anvendelsestypen kaotisk opstilling, udstilling
- Materialet må ikke p.t. være en del af en fremfindingsordre
- Der må ikke allerede være 'Maks. antal eksemplarer' af den pågældende titel i udstillingen.
- Materialet må ikke være på en filial der er lukket.