Korrekt opsætning af sorteringspunkter og afkast som en del af en filials konfiguration er nødvendig, for at materialernes placering registreres korrekt i IMS. Samtidig skal opsætningen gerne afspejle de fysiske bevægelser, som materialerne gennemgår på filialen.
Generelt om sorteringspunkter og afkast
Sorteringspunkter og afkast kommer i spil, når BS giver IMS besked om, at et materiale er blevet sorteret - herunder også når materialet afleveres af låneren. BS fortæller IMS, at et bestemt materiale er blevet sorteret til et bestemt afkast på et bestemt sorteringspunkt på en bestemt filial.
Det er medarbejdernes opgave løbende at tilkoble transportenheder til filialens afkast, så materialerne registreres korrekt ned i transportenhederne, når materialerne sorteres/afleveres. Medarbejderne anvender mobilklienten til at skanne labels (RFID-chips eller stregkoder) monteret på transportenhederne og afkastene for at koble de to ting sammen. Når en (fyldt) transportenhed skiftes, kobles den nye transportenhed til afkastet og overtager derved den fyldte transportenheds rolle i forhold til at modtage de sorterede/afleverede materialer.
Avanceret opsætning med deling af afkast
I en idéel verden er der ganske simpelt tilkoblet en transportenhed til hvert af de afkast, som BS opererer med. I mange tilfælde er der dog stor forskel på BS' afkast og de fysiske bogvogne/kasser, materialerne havner i. Eksempler:
- En stribe selvbetjeningsautomater optræder i BS som individuelle sorteringspunkter, mens der i den fysiske verden kun er ét sæt bogvogne, som lånerne skal placere materialerne på.
- Der optræder en blanding, hvor en klynge selvbetjeningsautomater har individuelle bogvogne til visse typer materialer og samtidig deler en eller flere bogvogne til andre typer materialer (se nedenstående illustration).
- BS anvender detaljerede bin-numre som afkast, som så i automaterne oversættes til et mindre sæt af placeringsmuligheder, som præsenteres for låneren.
En transportenhed kun kan være koblet på ét afkast ad gangen. Dette ses ofte som den umiddelbare hindring for, at medarbejderen blot kan koble en transportenhed på flere afkast samtidigt for at afspejle kompleksiteten i ovennævnte eksempler. Havde dette været muligt, ville denne løsning dog også medføre ekstra arbejde til medarbejderen, hvis transportenheden skulle kobles på adskillige afkast, hver gang den skiftes - med risiko for fejl til følge.
Derfor: Når der skiftes én transportenhed, skal transportenheden kobles til ét afkast.
For at få det hele til at fungere i praksis, skal konfigurationen af afkastene i IMS tage hånd om forskellen på sorteringspunkter/afkast i BS og de fysiske transportenheder, materialerne placeres i. Værktøjet er her, at man i IMS kan angive på et afkast, at materialet i virkeligheden havner i et andet afkast. Dette kan gøres på flere måder, og det er essentielt, at kompleksiteten afdækkes fuldstændigt, og der lægges en plan, inden man begynder at konfigurere filialens sorteringspunkter og afkast i IMS.
Én af de ting, der skal besluttes, er, om man vil lade nogle af BS' afkast pege på andre af BS' afkast, eller man vil oprette helt nye afkast i IMS, der så afspejler den fysiske verden.
Under alle omstændigheder skal man ende med, at der er tilknyttet labels til præcis de afkast, der svarer til en fysisk afleveringsplads for materialerne - altså der hvor der placeres en transportenhed. Derudover skal alle de andre afkast, som BS sorterer materialer ud til, pege på ét af de afkast, der har en label tilknyttet.
Den fysiske label skal placeres, så medarbejderen kan skanne den i forbindelse med skift af transportenheden. For bogvogne kan det f.eks. være på en væg. Hvis flere labels af praktiske årsager placeres samme sted, må det markeres tydeligt på den enkelte label, hvilket afkast de tilhører.
Hvis det er meget uhensigtsmæssigt at skanne afkastene, kan man dog udelade at montere label og vælge afkastet på mobilen i stedet for at skanne det, når man tilkobler en transportenhed.
Lokaliteter for sorteringspunkter og afkast
Hvert af filialens afkast er tilknyttet en af filialens lokaliteter. Betydningen af denne lokalitet er, at de materialer, der sorteres til afkastet, mens der ikke er tilkoblet en transportenhed til afkastet, systemmæssigt placeres på lokaliteten.
Alle de af filialens lokaliteter, der har anvendelsestypen "Ikke direkte anvendt", kan anvendes på sorteringspunkter og afkast. Der er ingen begrænsninger i forhold til, om flere (eller alle) afkast anvender samme lokalitet.
Da de materialer, der havner på afkastenes lokalitet(er) typisk betragtes som fejlplacerede, vil man i visse tilfælde flytte disse materialer manuelt via webklienten – f.eks. ved at registrere materialerne "sat på plads" eller "sendt til central sortering". Da denne manuelle håndtering oftest vil afhænge af, hvilket afkast materialerne blev sorteret ud til, kan det vanskeliggøre opgaven, hvis materialer sorteret til forskellige afkast er blevet sammenblandet på en enkelt lokalitet.
Det anbefales derfor, at hvert afkast placeres på sin egen lokalitet. En systematisk struktur med en lokalitet for hvert sorteringspunkt og derunder en lokalitet for hvert af sorteringspunktets afkast giver god mulighed for at se, hvor de fejlplacerede materialer hører hjemme. Det vil også være muligt at udsøge netop de materialer, der er blevet sorteret til et bestemt afkast.
Nedenstående illustration viser den foreslåede struktur (de to selvbetjeningsautomater deler ikke afkast).
IMS kan automatisk opbygge denne struktur af lokaliteter i forbindelse med, at sorteringspunkter og afkast oprettes automatisk, når de modtages fra BS. Dette styres af de to parametre "Automatisk oprettelse af lokalitet ved automatisk oprettelse af sorteringspunkt" og "Automatisk oprettelse af lokalitet ved automatisk oprettelse af afkast".