Samspil med bibliotekssystemet

For at kunne fungere skal IMS være i tæt kommunikation med et bibliotekssystem (herefter forkortet BS). BS leverer de grundlæggende oplysninger om materialer mv., som IMS' funktionalitet bygger ovenpå.

Kommunikationen mellem de to systemer kan opdeles i følgende 3 dele:

Disse typer kommunikation beskrives i de efterfølgende afsnit.


Startudtræk

I forbindelse med opstart af IMS genererer BS et såkaldt startudtræk, som IMS overfører og indlæser. Hermed får IMS alle de oplysninger, der skal bruges fra BS.

Startudtrækket indeholder følgende elementer:

Bemærk, at reserveringer (bestillinger uden ledigt materiale til rådighed) ligeledes kan overføres til IMS.

Startudtrækket er et øjebliksbillede fra BS, som bringer IMS på omgangshøjde med BS. For at de to systemer fortsætter med at være synkroniserede, bliver alle relevante ændringer i det ene system meddelt det andet system, så samme ændring kan registreres dér. Dette foregår i begge retninger mellem systemerne via udveksling af notifikationer.


Notifikationer

En notifikation er en meddelelse om en hændelse – typisk at der er sket en ændring i nogle data.
For at IMS og BS til stadighed kan have samme datamæssige grundlag at arbejde ud fra, bliver enhver ændring i data i det ene system, som det andet system har brug for at kende til, sendt som notifikation til det andet system.
Eksempelvis sender BS en notifikation til IMS, når et materiale er blevet udlånt, så IMS også kan registrere materialet som udlånt. Tilsvarende sender IMS en notifikation til BS, når et materiale er blevet frataget til en bestilling i forbindelse med fremfinding.

Det er yderst vigtigt, at alle disse notifikationer når frem til modtageren, men samtidig skal systemerne kunne arbejde videre hver for sig i tilfælde af midlertidigt afbrydelse af forbindelsen mellem de to systemer. Derfor kan begge systemer opsamle udgående notifikationer i en kø, så de kan sendes på et senere tidspunkt, når forbindelsen er genoprettet.

BS notificerer IMS om følgende:

IMS notificerer BS om følgende:

Gennem notifikation om opdatering af et materiale får BS oplysning om materialets specifikke placering i IMS, f.eks. med angivelse af navnet på opstillingsgruppen eller navn og placering for den transportenhed, materialet befinder sig i. Desuden får BS viden om materialets status (fra transportenheden), samt om materialet skal betragtes som tilgængeligt eller utilgængeligt.


Forespørgsler

Hvis et af systemerne ønsker at få svar fra det andet system om et eller andet, kan der sendes en forespørgsel. Der er kun defineret en enkelt type forespørgsel, nemlig anvisningsforespørgsler fra BS til IMS.

Når et materiale er blevet afleveret i BS, og BS beslutter, at materialet skal sættes på plads, så kan BS forespørge IMS, hvilken filial materialet bør sættes på plads på. IMS bruger så sin anvisningsalgoritme til at beregne en hensigtsmæssig filial til materialet. Dette kan evt. være et materialehotel.

I modsætning til de andre typer kommunikation foretages forespørgsler altid direkte og kan ikke lægges i kø.