Afdelinger

Afdelingerne overføres til IMS fra BS og anvendes i IMS til at styre indplacering af de forskellige materialer i opstillingsgrupper på de enkelte filialer.

Da BS definerer afdelingerne, er der ikke mulighed for at ændre/oprette disse i IMS. Det er dog muligt at angive i IMS, om den enkelte afdeling er aktiv i IMS eller ej. Hvis en afdeling ikke er aktiv, skjules den i IMS (f.eks. i valglister i webklienten). Dette bruges typisk til afdelinger, der er overført fra BS, men som reelt ikke er i brug.

I IMS angives for hver afdeling, hvilken afdelingstype afdelingen tilhører. Når IMS har modtaget en ny afdeling fra BS, optræder afdelingen i første omgang uden afdelingstype. Så længe afdelingen ikke har angivet en afdelingstype, kan IMS ikke håndtere materialer, der har denne afdeling angivet. Det er derfor vigtigt at angive afdelingens afdelingstype i IMS hurtigst muligt, efter afdelingen er overført fra BS. Afdelingens afdelingstype kan kun sættes én gang - herefter kan den ikke ændres.

Med i IMS eller ej

Det er på hver afdeling markeret, om afdelingen er med i IMS eller ej. Som udgangspunkt er afdelinger med i IMS, når de overføres fra BS, men det er muligt manuelt at ændre dette, så afdelingen holdes udenfor IMS.

Bemærk: Hvis en afdeling ikke er aktiv i IMS, kan den heller ikke være med i IMS.

Hvis en afdeling ikke er med i IMS, har det betydning for anvisningsalgoritmens håndtering af materialer tilhørende denne afdeling:

• Materialer med fast tilhør på en filial bliver anvist til denne filial uden yderligere overvejelser.
• Flydende materialer håndteres normalt.

Hvis en afdeling ikke er med i IMS, betyder det også, at materialer med fast tilhør som befinder sig på afdelingen ikke er med i IMS. Dette har endvidere betydning for bl.a. automatisk livscyklushåndtering og visse rapporter.