Automatisk livscyklushåndtering

Automatisk livscyklushåndtering er en funktionalitet i IMS, der med udgangspunkt i den nuværende beholdning og materialernes historiske udlånsadfærd hjælper med at håndtere titlernes livscyklus fra nyindkøb til kassation.

Titler kan anvisningsmæssigt differentieres via kategorierne, så materialehoteller bruges, når det er relevant. Dette kræver dog, at hver enkelt titel er indplaceret i den kategori, der bedst egner sig til titlen netop nu.

Med løbende indkøb af nye titler, er det nødvendigt, at der også løbende fjernes ældre materialer fra hylderne. Udover brug af materialehotel er det typisk også relevant at reducere den samlede beholdning af en titel, efterhånden som lånernes interesse for titlen daler.

Med hundredetusindvis af titler i spil er det en næsten uoverkommelig opgave, hvis man manuelt skal sikre, at hver enkelt titels kategori korrekt afspejler titlens aktuelle udlånsmønster. Ligeledes er opgaven med at få identificeret og reduceret beholdningen af de titler, hvor beholdningen langt overstiger behovet, heller ikke triviel – uanset om de overflødige eksemplarer befinder sig på et materialehotel eller står spredt på udlånsfilialerne.

Automatisk livscyklushåndtering gør disse udfordringer håndterbare. Ud fra et sæt af regler, der sættes op, kan systemet løbende overvåge alle titlerne og konstatere, når den enkelte titel når til et punkt i sit livsforløb, hvor der er brug for at foretage en handling. Det kan være skift af titlens kategori eller reduktion af beholdningen. Systemet kan også komme med forslag til supplering af beholdningen af specifikke titler – igen ud fra de opstillede regler.


Den overordnede virkemåde

Systemets virkemåde er illustreret på denne figur:

Diagram

Funktionaliteten er bygget op af 3 grundlæggende trin (figuren ovenfra og ned):

Disse 3 trin er beskrevet i de følgende afsnit.

Normalt arbejder automatikken én gang i døgnet og regner på alle systemets titler på én gang. Der er dog også en simuleringsfunktion, der kan give her-og-nu indblik i systemets beregninger og beslutningsproces for en enkelt titel.


Titelstatistikken

Titelstatistikken består af én post pr. titel (FAUST-nummer). Hver post består af en række oplysninger hentet fra selve titlen, titlens materialer samt de historiske data for titlens materialer.

Titelstatistikken indeholder data for alle de titler, der har mindst ét nuværende eksemplar, der ikke er udelukket fra statistikken. Følgende materialer medregnes ikke i titelstatistikken:

De enkelte elementer i titelstatistikken beskrives i de følgende underafsnit.

Nuværende værdier

En stribe værdier i titelstatistikken for en titel består af data for titlens nuværende materialer kogt sammen til ét fælles sæt værdier gældende for hele titlen.

Titlens forskellige materialer kan have forskellige værdier for de enkelte profiloplysninger f.eks. "materialegruppe". For at nå frem til den værdi, der skal indgå i titelstatistikken, kigges på, hvor mange gange hver værdi optræder i titlens materialer. Den værdi, der optræder flest gange, overføres til titelstatistikken. Dog skal der altid være et absolut flertal blandt materialerne (min. 51 %), der har samme værdi, ellers får titlen ingen værdi for den pågældende profiloplysning i titelstatistikken. Det er muligt justere dette via parameteren "Minimum andel materialer, der skal have samme værdi, før værdien bruges i titelstatistikken".

Flydkode

Titlens flydkode er den flydkode, der optræder flest gange i titlens materialer jf. ovenstående beskrivelse.

Fast filial

Titlens faste filial er den faste filial, der optræder flest gange i titlens materialer jf. ovenstående beskrivelse.
Bemærk: Materialer, der har en flydkode angivet, har ikke nogen fast filial.

Afdelingstype

Titlens afdelingstype er den afdelingstype, der optræder flest gange i titlens materialer jf. ovenstående beskrivelse. Et materiales afdelingstype udledes af dets afdeling.

Afdeling

Titlens afdeling er den afdeling, der optræder flest gange i titlens materialer jf. ovenstående beskrivelse.

Opstilling

Titlens opstilling er den opstilling, der optræder flest gange i titlens materialer jf. ovenstående beskrivelse.

Delopstilling

Titlens delopstilling er den delopstilling, der optræder flest gange i titlens materialer jf. ovenstående beskrivelse.

Materialegruppe

Titlens materialegruppe er den materialegruppe, der optræder flest gange i titlens materialer jf. ovenstående beskrivelse.

Materialetype

Titlens materialetype tages direkte fra titlen og er således ikke en beregnet værdi.

Klassifikationsgruppe

Titlens klassifikationsgruppe tages direkte fra titlen og er således ikke en beregnet værdi.

Klassifikation

Titlens klassifikation tages direkte fra titlen og er således ikke en beregnet værdi.

Beregnet accessionsdato

Titlens accessionsdato regnes som den accessionsdato, der optræder på flest af titlens materialer. Der behøver ikke at være et flertal af materialerne, der har samme værdi. I tilfælde af, at der er flere datoer, der optræder på lige mange materialer, anvendes den seneste af disse datoer – uanset om denne accessionsdato repræsenterer under halvdelen af eksemplarerne.
Bemærk: Da materialer kan mangle accessionsdatoen, kan hele titlen også mangle denne.

Nuværende antal eksemplarer i beholdningen

Det samlede antal nuværende eksemplarer af titlen. De udelukkede eksemplarer er dog stadig ikke medregnet.

Nuværende antal flydende eksemplarer i beholdningen

Det nuværende antal flydende eksemplarer af titlen.

Nuværende antal faste eksemplarer i beholdningen

Det nuværende antal eksemplarer af titlen, som har fast tilhør på en filial – altså som ikke har en flydkode.

Nuværende antal udlånbare eksemplarer i beholdningen

Det nuværende antal udlånbare eksemplarer af titlen. Et materiales udlånbarhed bestemmes af dets materialegruppe.

Bemærk: Det er vigtigt, at materialegrupper, der dækker over materialer, der reelt ikke er i beholdningen (erstattede, bortkomne, mv.), er markeret ikke-udlånbare. I modsat fald bliver titelstatistikken misvisende, og man risikerer at få kasseret det sidste reelle eksemplar.

Nuværende antal reserverbare eksemplarer i beholdningen

Det nuværende antal reserverbare eksemplarer af titlen. Et materiales reserverbarhed bestemmes af dets materialegruppe.

Nuværende antal udlånte eksemplarer

Det nuværende antal udlånte eksemplarer af titlen.
Bemærk: Et materiale regnes her også som udlånt, hvis det er frataget eller opfyldt.

Nuværende udlånsprocent

Dette beregnes som "nuværende antal udlånte eksemplarer" i forhold til "nuværende antal udlånbare eksemplarer".

Historiske værdier

Titelstatistikken indeholder også en stribe værdier, der er fremkommet ved at se på materialernes historik.

Der regnes på historikken i et antal dage bagud. Antallet af dage konfigureres med en systemparameter. Der er en parameter til hver af de fire klassifikationsgrupper, titlen kan tilhøre: skønlitteratur, faglitteratur, musik og "ukendt".

Gennemsnitligt antal udlånte eksemplarer

Dette er det gennemsnitlige antal udlånte eksemplarer af titlen målt over hele perioden. Dette beregnes som det samlede antal "udlånsdage" i forhold til periodens længde (målt i dage).
Bemærk: Et materiale regnes her også som udlånt i den periode, det er frataget eller opfyldt.
Bemærk: Der kigges kun på udlånbare materialer. Hvis et ikke-udlånbart materiale udlånes, tælles det ikke med.

Korrigeret udlånsprocent

Dette tal er en beregnet værdi, der angiver, hvor stor en andel af de nuværende udlånbare eksemplarer, der forventes udlånt, hvis det historiske udlånsmønster forbliver uændret.
Dette beregnes som "gennemsnitligt antal udlånte eksemplarer" i forhold til "nuværende antal udlånbare eksemplarer".
Da reduktion af beholdningen slår igennem med det samme, giver dette tal en god indikation af, om den nuværende beholdning er passende.

Bemærk, at da der indgår både nuværende værdier og gennemsnitsværdier, kan værdien teoretisk overstige 100 %. Hvis dette forekommer, indikerer det blot, at man ikke længere har eksemplarer nok til at dække det behov, der historisk set har været.

Beregnet % udlån efter bestilling

Dette tal angiver, hvor stor en andel af udlånene i perioden, der skete på baggrund af en bestilling/reservering.
BS fortæller på udlånsnotifikationen, om det var på baggrund af en reservering.

Bemærk: Har ingen af titlens materialer været udlånt i perioden, har dette element ingen værdi.
Bemærk: Hvis et materiale allerede var udlånt ved periodens begyndelse, tælles dette udlån med.
Bemærk: Der medregnes kun udlån på de materialer, der er både udlånbare og reserverbare (angivet på materialegruppen).

Opsummering af tid fordelt på placeringstyper

Ud over den tid, titlens eksemplarer har været udlånt, beregnes også tal for, hvor lang tid materialerne har været i de forskellige placeringstyper – transportenheder, på udstillingshylder, materialehotel mv.


Livscyklusregler og match med titelstatistikken

For at systemet kan foretage (eller foreslå) handlinger, skal der være et sæt regler, der definerer, under hvilke omstændigheder de forskellige handlinger skal udføres. Systemet giver derfor mulighed for, at man kan oprette og vedligeholde et sådant sæt af livscyklusregler.

Systemet kan efterfølgende matche de beregnede værdier i titelstatistikken for hver titel med de opstillede livscyklusregler og dermed afgøre, hvilke handlinger der evt. skal udføres for titlen.

Livscyklusreglerne

Brugerne vedligeholder en prioriteret liste af livscyklusregler. Hver regel har et navn og en evt. beskrivelse/note til intern brug.

Hver enkelt livscyklusregel består af et sæt betingelser, der skal være opfyldt, for at reglen kommer i spil for en titel. Betingelserne er begrænsninger på titlens værdier for de elementer, der indgår i titelstatistikken.

Bemærk: De betingelser, der består af nedre/øvre grænseværdier, er alle inklusive.

Ønsker man at definere et sæt regler, der tilsammen dækker et interval, og hvor de enkelte regler hver dækker en del af dette interval, skal man være særlig opmærksom.

For de betingelser, hvor den beregnede værdi er et decimaltal (f.eks. gennemsnitsværdier og %-værdier), bør der ikke laves et mellemrum mellem slutningen af ét interval og starten af det næste interval (f.eks. 0-7 og 7-15). Hvis man laver mellemrum (f.eks. 0-7 og 8-15), vil en stribe værdier (f.eks. 7,4) kunne falde igennem uden at matche nogen af reglerne.

For de betingelser, hvor den beregnede værdi altid er et heltal (f.eks. nuværende antal), kan der laves et mellemrum mellem reglernes intervaller (f.eks. 0-7 og 8-15). Hermed undgås, at en værdi kan matche mere end én regel.

Hver regel har også en angivelse af, hvilke handlinger der skal udføres, når en titel matcher reglen. Der er tre mulige handlinger:

Kategori kan kombineres med reduktion eller supplering, men reduktion og supplering udelukker gensidigt hinanden.

Det er også muligt ikke at vælge nogen handling for reglen. En regel, der ikke angiver nogen handling, kan bruges til at forhindre, at lavere prioriterede regler matcher en titel – altså en slags eksklusion.

Alle betingelser er som udgangspunkt valgfri og kan kombineres uden begrænsninger. To typer begrænsninger på reglen har dog speciel betydning, når der skal reduceres eller suppleres:

Beregning af match mellem titelstatistikken og livscyklusreglerne

Når systemet har beregnet titelstatistikken for alle titlerne, holdes titelstatistikken op mod de definerede livscyklusregler.

For hver titel gennemløbes alle livscyklusreglerne, og reglens betingelser sammenholdes med de beregnede værdier for titlen.

Bemærk: Titler, hvor mindst ét eksemplar har periodika-information (årgang, udgave og/eller volume), matcher pr. definition ingen livscyklusregler.

Når der er fundet et match, opdateres titlens post i titelstatistikken med en reference til den regel, der matchede. Hvad dette match efterfølgende bruges til, afhænger af, hvilke handlinger der er konfigureret for reglen.

De titler, der ikke matcher nogen regel, bliver der ingen handling for.

Beregning af reduktionsantal

Hvis en titel matcher en livscyklusregel, der har angivet, at beholdningen skal reduceres, beregnes, hvor mange eksemplarer beholdningen skal reduceres med. Dette antal benævnes reduktionsantallet.

Når brugerne har defineret en livscyklusregel, der angiver, at beholdningen skal reduceres, så er det et udtryk for, at reglens betingelser specificerer en situation, hvor der er for mange eksemplarer af en titel. Systemet skal derfor "regne baglæns" og finde ud af, hvor mange færre ikke-udlånte eksemplarer der skulle have været, for at titlen ikke havde matchet reglen. Det er dette antal eksemplarer, der skal kasseres.

Der skal altså kasseres det antal materialer, der skal til, for at mindst én af reglens begrænsninger ikke længere er opfyldt. Der kigges på følgende begrænsninger:

Reduktionsantallet er det mindste antal eksemplarer, beholdningen skal reduceres med, for at de tre betingelser ikke længere alle er opfyldt.

Når reduktionsantallet er beregnet, noteres dette på titelstatistikken.

Beregning af suppleringsantal

Hvis en titel matcher en livscyklusregel, der har angivet, at beholdningen skal suppleres, beregnes, hvor mange eksemplarer beholdningen skal suppleres med. Dette antal benævnes suppleringsantallet.

Beregning af suppleringsantallet foretages helt parallelt til beregningen af reduktionsantallet – blot sigtes efter, at antallet af eksemplarer skal stige, så reglen ikke længere matcher. Der kigges på følgende betingelser på reglen:

Suppleringsantallet er det mindste antal eksemplarer, beholdningen skal suppleres med, for at de tre betingelser ikke længere alle er opfyldt (hvis de er angivet på reglen).

Når suppleringsantallet er beregnet, noteres dette på titelstatistikken.


Automatiske handlinger

På baggrund af et match, der er blevet beregnet mellem en titel (dens titelstatistik) og en livscyklusregel, kan systemet foretage forskellige handlinger, der kan være angivet på livscyklusreglen:

De enkelte titler dog kan være markeret "låst for automatiske livscyklushandlinger". Når en titel er låst, vil der aldrig blive udført automatiske handlinger for titlen.

Skift af kategori

Hvis en titel matcher en livscyklusregel, der angiver en kategori, er der dermed beregnet en tiltænkt kategori for titlen. Hvis den beregnede kategori er forskellig fra titlens nuværende kategori, er der basis for at skifte titlens kategori til den beregnede kategori.

Systemparameteren "Skift kategorier" styrer, om systemet skal ændre titlernes kategorier. Er skift af kategori ikke slået til, kan man blot studere det hypotetiske resultat i rapporterne.

Systemets automatiske kategoriskift optræder i titlernes historik som foretaget af brugeren "system".

Reduktion af beholdningen

Hvis en titel matcher en livscyklusregel, der har angivet, at beholdningen skal reduceres, og hvis det beregnede reduktionsantal er større end 0, så er der basis for at reducere beholdningen ved at kassere et eksemplar af titlen.

Selve kassationen foregår ved, at systemet genererer en reduktionsordre, som en medarbejder så effektuerer under fremfinding med mobilklienten.

Systemparameteren "Opret reduktionsordrer" styrer, om der skal oprettes reduktionsordrer eller ej. Hvis det ikke er slået til, kan man blot studere det hypotetiske resultat i rapporterne.

Systemparameteren "Kassationskode til reduktionsordrer" angiver, hvilken kassationskode der skal anvendes på de oprettede reduktionsordrer. Denne kode sendes til BS, når materialet bliver fremfundet og dermed kasseret.

Bemærk: Uanset, hvor mange eksemplarer af en titel, der skal kasseres, oprettes kun én reduktionsordre for titlen i hver kørsel (hvert døgn). Ikke-effektuerede reduktionsordrer slettes inden hver kørsel. Der kan altså kun ligge én kassationsordre for hver titel, og der kan derfor maksimalt kasseres ét eksemplar af hver titel om dagen.

Når systemet skal udpege et materiale til reduktion, anvendes følgende kriterier:

Bemærk: Man skal være opmærksom på, at kassation af blot et enkelt eksemplar kan gøre, at titlens beregnede værdier for de eksemplar-baserede elementer (flydkode, fast filial, afdelingstype, afdeling, opstilling, delopstilling, materialegruppe og accessionsdato) forsvinder eller ændres, og titlen derfor ikke længere matcher reglen og/eller matcher en anden regel.

Hvis ingen af titlens eksemplarer opfylder ovennævnte betingelser, oprettes ingen reduktionsordre.

Hvis flere eksemplarer opfylder betingelserne, udvælges et eksemplar ud fra en prioritering opbygget af følgende kriterier:

Bemærk: Prioritering af eksemplarerne til reduktion kun tager de mulige eksemplarer i betragtning. Eksemplarer, der p.t. er f.eks. udlånt eller frataget, kunne have været prioriteret højere end det eksemplar, der rent faktisk blev udpeget til reduktion.
Der er derfor ingen garanti for, at eksemplarerne altid vil blive kasseret i den ovennævnte rækkefølge.

Simuleringsfunktion

Simuleringsfunktionen giver mulighed for at se, hvordan beregningerne for en specifik titel er udført.

Dette kan benyttes til f.eks. at opklare, hvorfor en given titel – mod forventning – er blevet matchet med en bestemt livscyklusregel.

Se i øvrigt "data-eksemplerne"