Automatisk livscyklushåndtering er en funktionalitet i IMS, der med udgangspunkt i den nuværende beholdning og materialernes historiske udlånsadfærd hjælper med at håndtere titlernes livscyklus fra nyindkøb til kassation.
Titler kan anvisningsmæssigt differentieres via kategorierne, så materialehoteller bruges, når det er relevant. Dette kræver dog, at hver enkelt titel er indplaceret i den kategori, der bedst egner sig til titlen netop nu.
Med løbende indkøb af nye titler, er det nødvendigt, at der også løbende fjernes ældre materialer fra hylderne. Udover brug af materialehotel er det typisk også relevant at reducere den samlede beholdning af en titel, efterhånden som lånernes interesse for titlen daler.
Med hundredetusindvis af titler i spil er det en næsten uoverkommelig opgave, hvis man manuelt skal sikre, at hver enkelt titels kategori korrekt afspejler titlens aktuelle udlånsmønster. Ligeledes er opgaven med at få identificeret og reduceret beholdningen af de titler, hvor beholdningen langt overstiger behovet, heller ikke triviel – uanset om de overflødige eksemplarer befinder sig på et materialehotel eller står spredt på udlånsfilialerne.
Automatisk livscyklushåndtering gør disse udfordringer håndterbare. Ud fra et sæt af regler, der sættes op, kan systemet løbende overvåge alle titlerne og konstatere, når den enkelte titel når til et punkt i sit livsforløb, hvor der er brug for at foretage en handling. Det kan være skift af titlens kategori eller reduktion af beholdningen. Systemet kan også komme med forslag til supplering af beholdningen af specifikke titler – igen ud fra de opstillede regler.
Den overordnede virkemåde
Systemets virkemåde er illustreret på denne figur:
Funktionaliteten er bygget op af 3 grundlæggende trin (figuren ovenfra og ned):
- Beregning af titelstatistik ud fra systemets eksisterende data om titlerne og materialerne samt de historiske data om materialernes udlånsadfærd
- Beregning af match mellem titlerne og et sæt opstillede livscyklusregler, herunder også beregning af evt. reduktionsantal og suppleringsantal
- Automatiske handlinger udløst af de matchende livscyklusregler.
Disse 3 trin er beskrevet i de følgende afsnit.
Normalt arbejder automatikken én gang i døgnet og regner på alle systemets titler på én gang. Der er dog også en simuleringsfunktion, der kan give her-og-nu indblik i systemets beregninger og beslutningsproces for en enkelt titel.
Titelstatistikken
Titelstatistikken består af én post pr. titel (FAUST-nummer). Hver post består af en række oplysninger hentet fra selve titlen, titlens materialer samt de historiske data for titlens materialer.
Titelstatistikken indeholder data for alle de titler, der har mindst ét nuværende eksemplar, der ikke er udelukket fra statistikken. Følgende materialer medregnes ikke i titelstatistikken:
- Materialer, der ikke er enten hjemme eller udlånt
- Fjernlånte materialer
- Materialer der ikke er med i IMS
De enkelte elementer i titelstatistikken beskrives i de følgende underafsnit.
Nuværende værdier
En stribe værdier i titelstatistikken for en titel består af data for titlens nuværende materialer kogt sammen til ét fælles sæt værdier gældende for hele titlen.
Titlens forskellige materialer kan have forskellige værdier for de enkelte profiloplysninger f.eks. "materialegruppe". For at nå frem til den værdi, der skal indgå i titelstatistikken, kigges på, hvor mange gange hver værdi optræder i titlens materialer. Den værdi, der optræder flest gange, overføres til titelstatistikken. Dog skal der altid være et absolut flertal blandt materialerne (min. 51 %), der har samme værdi, ellers får titlen ingen værdi for den pågældende profiloplysning i titelstatistikken. Det er muligt justere dette via parameteren "Minimum andel materialer, der skal have samme værdi, før værdien bruges i titelstatistikken".
Flydkode
Titlens flydkode er den flydkode, der optræder flest gange i titlens materialer jf. ovenstående beskrivelse.
Fast filial
Titlens faste filial er den faste filial, der optræder flest gange i titlens materialer jf. ovenstående beskrivelse.
Bemærk: Materialer, der har en flydkode angivet, har ikke nogen fast filial.
Afdelingstype
Titlens afdelingstype er den afdelingstype, der optræder flest gange i titlens materialer jf. ovenstående beskrivelse. Et materiales afdelingstype udledes af dets afdeling.
Afdeling
Titlens afdeling er den afdeling, der optræder flest gange i titlens materialer jf. ovenstående beskrivelse.
Opstilling
Titlens opstilling er den opstilling, der optræder flest gange i titlens materialer jf. ovenstående beskrivelse.
Delopstilling
Titlens delopstilling er den delopstilling, der optræder flest gange i titlens materialer jf. ovenstående beskrivelse.
Materialegruppe
Titlens materialegruppe er den materialegruppe, der optræder flest gange i titlens materialer jf. ovenstående beskrivelse.
Materialetype
Titlens materialetype tages direkte fra titlen og er således ikke en beregnet værdi.
Klassifikationsgruppe
Titlens klassifikationsgruppe tages direkte fra titlen og er således ikke en beregnet værdi.
Klassifikation
Titlens klassifikation tages direkte fra titlen og er således ikke en beregnet værdi.
Beregnet accessionsdato
Titlens accessionsdato regnes som den accessionsdato, der optræder på flest af titlens materialer. Der behøver ikke at være et flertal af materialerne, der har samme værdi. I tilfælde af, at der er flere datoer, der optræder på lige mange materialer, anvendes den seneste af disse datoer – uanset om denne accessionsdato repræsenterer under halvdelen af eksemplarerne.
Bemærk: Da materialer kan mangle accessionsdatoen, kan hele titlen også mangle denne.
Nuværende antal eksemplarer i beholdningen
Det samlede antal nuværende eksemplarer af titlen. De udelukkede eksemplarer er dog stadig ikke medregnet.
Nuværende antal flydende eksemplarer i beholdningen
Det nuværende antal flydende eksemplarer af titlen.
Nuværende antal faste eksemplarer i beholdningen
Det nuværende antal eksemplarer af titlen, som har fast tilhør på en filial – altså som ikke har en flydkode.
Nuværende antal udlånbare eksemplarer i beholdningen
Det nuværende antal udlånbare eksemplarer af titlen. Et materiales udlånbarhed bestemmes af dets materialegruppe.
Nuværende antal reserverbare eksemplarer i beholdningen
Det nuværende antal reserverbare eksemplarer af titlen. Et materiales reserverbarhed bestemmes af dets materialegruppe.
Nuværende antal udlånte eksemplarer
Det nuværende antal udlånte eksemplarer af titlen.
Bemærk: Et materiale regnes her også som udlånt, hvis det er frataget eller opfyldt.
Nuværende udlånsprocent
Dette beregnes som "nuværende antal udlånte eksemplarer" i forhold til "nuværende antal udlånbare eksemplarer".
Tidspunkt for seneste udlån
Dette er tidspunktet for seneste udlån af et af titlens materialer. Der kigges tilbage i materialernes fulde historik.
Historiske værdier
Titelstatistikken indeholder også en stribe værdier, der er fremkommet ved at se på materialernes historik.
Der regnes på historikken i et antal dage bagud. Antallet af dage konfigureres med en systemparameter. Der er en parameter til hver af de fire klassifikationsgrupper, titlen kan tilhøre: skønlitteratur, faglitteratur, musik og "ukendt".
Gennemsnitligt antal udlånte eksemplarer
Dette er det gennemsnitlige antal udlånte eksemplarer af titlen målt over hele perioden. Dette beregnes som det samlede antal "udlånsdage" i forhold til periodens længde (målt i dage).
Bemærk: Et materiale regnes her også som udlånt i den periode, det er frataget eller opfyldt.
Bemærk: Der kigges kun på udlånbare materialer. Hvis et ikke-udlånbart materiale udlånes, tælles det ikke med.
Gennemsnitlig udlåns-% for perioden
Dette er den gennemsnitlige andel af materialerne, der var udlånt i perioden. Dette beregnes som det samlede antal "udlånsdage" i forhold til det samlede antal "materialedage".
Bemærk: Et materiale regnes her også som udlånt i den periode, det er frataget eller opfyldt.
Bemærk: Der kigges kun på udlånbare materialer. Hvis et ikke-udlånbart materiale udlånes, tælles det ikke med.
Korrigeret udlånsprocent
Dette tal er en beregnet værdi, der angiver, hvor stor en andel af de nuværende udlånbare eksemplarer, der forventes udlånt, hvis det historiske udlånsmønster forbliver uændret.
Dette beregnes som "gennemsnitligt antal udlånte eksemplarer" i forhold til "nuværende antal udlånbare eksemplarer".
Da reduktion af beholdningen slår igennem med det samme, giver dette tal en god indikation af, om den nuværende beholdning er passende.
Bemærk, at da der indgår både nuværende værdier og gennemsnitsværdier, kan værdien teoretisk overstige 100 %. Hvis dette forekommer, indikerer det blot, at man ikke længere har eksemplarer nok til at dække det behov, der historisk set har været.
Beregnet % udlån efter bestilling
Dette tal angiver, hvor stor en andel af udlånene i perioden, der skete på baggrund af en bestilling/reservering.
BS fortæller på udlånsnotifikationen, om det var på baggrund af en reservering.
Bemærk: Har ingen af titlens materialer været udlånt i perioden, har dette element ingen værdi.
Bemærk: Hvis et materiale allerede var udlånt ved periodens begyndelse, tælles dette udlån med.
Bemærk: Der medregnes kun udlån på de materialer, der er både udlånbare og reserverbare (angivet på materialegruppen).
Opsummering af tid fordelt på placeringstyper
Ud over den tid, titlens eksemplarer har været udlånt, beregnes også tal for, hvor lang tid materialerne har været i de forskellige placeringstyper – transportenheder, på udstillingshylder, materialehotel mv.
Livscyklusregler og match med titelstatistikken
For at systemet kan foretage (eller foreslå) handlinger, skal der være et sæt regler, der definerer, under hvilke omstændigheder de forskellige handlinger skal udføres. Systemet giver derfor mulighed for, at man kan oprette og vedligeholde et sådant sæt af livscyklusregler.
Systemet kan efterfølgende matche de beregnede værdier i titelstatistikken for hver titel med de opstillede livscyklusregler og dermed afgøre, hvilke handlinger der evt. skal udføres for titlen.
Livscyklusreglerne
Brugerne vedligeholder en prioriteret liste af livscyklusregler. Hver regel har et navn og en evt. beskrivelse/note til intern brug.
Hver enkelt livscyklusregel består af et sæt betingelser, der skal være opfyldt, for at reglen kommer i spil for en titel. Betingelserne er begrænsninger på titlens værdier for de elementer, der indgår i titelstatistikken.
- For de elementer, der består af en reference til en BS-værdi (opstilling, delopstilling osv.), kan betingelsen angive én værdi for elementet, eller der kan være angivet, at der ikke skal være nogen begrænsning på værdien.
- For de elementer, der er et antal, kan der angives heltal som nedre og øvre grænseværdier (et interval) for værdien.
- For værdier angivet i % kan der angives heltal som nedre og øvre grænseværdier (0 – 100 %).
- For accessionsdatoen kan der angives minimum og maksimum for "antal dage siden".
- For klassifikation kan der angives et interval efter de sædvanlige regler, dvs. med mulighed for at anvende wildcard/trunkering på slutningen af intervallet.
Bemærk: De betingelser, der består af nedre/øvre grænseværdier, er alle inklusive.
Ønsker man at definere et sæt regler, der tilsammen dækker et interval, og hvor de enkelte regler hver dækker en del af dette interval, skal man være særlig opmærksom.
For de betingelser, hvor den beregnede værdi er et decimaltal (f.eks. gennemsnitsværdier og %-værdier), bør der ikke laves et mellemrum mellem slutningen af ét interval og starten af det næste interval (f.eks. 0-7 og 7-15). Hvis man laver mellemrum (f.eks. 0-7 og 8-15), vil en stribe værdier (f.eks. 7,4) kunne falde igennem uden at matche nogen af reglerne.
For de betingelser, hvor den beregnede værdi altid er et heltal (f.eks. nuværende antal), kan der laves et mellemrum mellem reglernes intervaller (f.eks. 0-7 og 8-15). Hermed undgås, at en værdi kan matche mere end én regel.
Hver regel har også en angivelse af, hvilke handlinger der skal udføres, når en titel matcher reglen. Der er tre mulige handlinger:
- Sætte titlens kategori
- Reduktion af beholdningen
- Supplering af beholdning
Kategori kan kombineres med reduktion eller supplering, men reduktion og supplering udelukker gensidigt hinanden.
Det er også muligt ikke at vælge nogen handling for reglen. En regel, der ikke angiver nogen handling, kan bruges til at forhindre, at lavere prioriterede regler matcher en titel – altså en slags eksklusion.
Alle betingelser er som udgangspunkt valgfri og kan kombineres uden begrænsninger. To typer begrænsninger på reglen har dog speciel betydning, når der skal reduceres eller suppleres:
- Hvis reduktion er slået til på reglen, SKAL der være angivet en begrænsning på maksimum "korrigeret udlånsprocent".
- Hvis supplering er slået til på reglen, SKAL der være angivet en begrænsning på minimum "korrigeret udlånsprocent".
Beregning af match mellem titelstatistikken og livscyklusreglerne
Når systemet har beregnet titelstatistikken for alle titlerne, holdes titelstatistikken op mod de definerede livscyklusregler.
For hver titel gennemløbes alle livscyklusreglerne, og reglens betingelser sammenholdes med de beregnede værdier for titlen.
- Når alle betingelserne for en regel er opfyldt, matcher reglen.
- Hvis en regel har angivet en betingelse på en værdi, der mangler i statistikken for titlen, matcher reglen pr. definition ikke titlen.
- Matcher flere regler titlen, anvendes den regel, der har højest prioritet (lavest nummer).
Bemærk: Titler, hvor mindst ét eksemplar har periodika-information (årgang, udgave og/eller volume), matcher pr. definition ingen livscyklusregler.
Når der er fundet et match, opdateres titlens post i titelstatistikken med en reference til den regel, der matchede. Hvad dette match efterfølgende bruges til, afhænger af, hvilke handlinger der er konfigureret for reglen.
De titler, der ikke matcher nogen regel, bliver der ingen handling for.
Beregning af reduktionsantal
Hvis en titel matcher en livscyklusregel, der har angivet, at beholdningen skal reduceres, beregnes, hvor mange eksemplarer beholdningen skal reduceres med. Dette antal benævnes reduktionsantallet.
Når brugerne har defineret en livscyklusregel, der angiver, at beholdningen skal reduceres, så er det et udtryk for, at reglens betingelser specificerer en situation, hvor der er for mange eksemplarer af en titel. Systemet skal derfor "regne baglæns" og finde ud af, hvor mange færre ikke-udlånte eksemplarer der skulle have været, for at titlen ikke havde matchet reglen. Det er dette antal eksemplarer, der skal kasseres.
Der skal altså kasseres det antal materialer, der skal til, for at mindst én af reglens begrænsninger ikke længere er opfyldt. Der kigges på følgende begrænsninger:
- Maksimum korrigeret udlåns-%. Dette skal være angivet på reglen.
- Minimum for antal udlånbare eksemplarer. Dette kan være angivet på reglen. Hvis en værdi ikke er angivet på reglen, anvendes værdien fra systemparameteren "Minimum antal udlånbare eksemplarer efter reduktion". Hvis en værdi er angivet på reglen, anvendes værdien fra systemparameteren som en nedre grænse, så den største af de to værdier anvendes som begrænsning.
- Minimum for antal eksemplarer. Dette kan være angivet på reglen.
Reduktionsantallet er det mindste antal eksemplarer, beholdningen skal reduceres med, for at de tre betingelser ikke længere alle er opfyldt.
Når reduktionsantallet er beregnet, noteres dette på titelstatistikken.
Beregning af suppleringsantal
Hvis en titel matcher en livscyklusregel, der har angivet, at beholdningen skal suppleres, beregnes, hvor mange eksemplarer beholdningen skal suppleres med. Dette antal benævnes suppleringsantallet.
Beregning af suppleringsantallet foretages helt parallelt til beregningen af reduktionsantallet – blot sigtes efter, at antallet af eksemplarer skal stige, så reglen ikke længere matcher. Der kigges på følgende betingelser på reglen:
- Minimum korrigeret udlåns-%. Dette skal være angivet på reglen.
- Maksimum for antal udlånbare eksemplarer. Dette kan være angivet på reglen.
- Maksimum for antal eksemplarer. Dette kan være angivet på reglen.
Suppleringsantallet er det mindste antal eksemplarer, beholdningen skal suppleres med, for at de tre betingelser ikke længere alle er opfyldt (hvis de er angivet på reglen).
Når suppleringsantallet er beregnet, noteres dette på titelstatistikken.
Automatiske handlinger
På baggrund af et match, der er blevet beregnet mellem en titel (dens titelstatistik) og en livscyklusregel, kan systemet foretage forskellige handlinger, der kan være angivet på livscyklusreglen:
- Sætte titlens kategori
- Reducere beholdningen
- Foreslå supplering af beholdningen
De enkelte titler dog kan være markeret "låst for automatiske livscyklushandlinger". Når en titel er låst, vil der aldrig blive udført automatiske handlinger for titlen.
Skift af kategori
Hvis en titel matcher en livscyklusregel, der angiver en kategori, er der dermed beregnet en tiltænkt kategori for titlen. Hvis den beregnede kategori er forskellig fra titlens nuværende kategori, er der basis for at skifte titlens kategori til den beregnede kategori.
Systemparameteren "Skift kategorier" styrer, om systemet skal ændre titlernes kategorier. Er skift af kategori ikke slået til, kan man blot studere det hypotetiske resultat i rapporterne.
Systemets automatiske kategoriskift optræder i titlernes historik som foretaget af brugeren "system".
Reduktion af beholdningen
Hvis en titel matcher en livscyklusregel, der har angivet, at beholdningen skal reduceres, og hvis det beregnede reduktionsantal er større end 0, så er der basis for at reducere beholdningen ved at kassere et eksemplar af titlen.
Selve kassationen foregår ved, at systemet genererer en reduktionsordre, som en medarbejder så effektuerer under fremfinding med mobilklienten.
Systemparameteren "Opret reduktionsordrer" styrer, om der skal oprettes reduktionsordrer eller ej. Hvis det ikke er slået til, kan man blot studere det hypotetiske resultat i rapporterne.
Systemparameteren "Kassationskode til reduktionsordrer" angiver, hvilken kassationskode der skal anvendes på de oprettede reduktionsordrer. Denne kode sendes til BS, når materialet bliver fremfundet og dermed kasseret.
De enkelte materialer kan midlertidigt "beskyttes" mod reduktion i en konfigurerbar periode. Et materiale bliver midlertidigt beskyttet mod reduktion, ved at markere det beskyttet med mobilklienten, under fremfinding af reduktionsordrer. Denne funktionalitet kan slås til/fra på systemniveau.
Når systemet skal udpege et materiale til reduktion, anvendes følgende kriterier:
- Materialet skal indgå i titelstatistikken
- Materialet skal være hjemme – ikke udlånt
- Materialet må ikke være frataget til en bestilling
- Materialet må ikke være udpeget til fremfinding af en anden ordre
- Materialet skal være udlånbart (jf. materialegruppen)
- Materialet skal matche de begrænsninger på eksemplar-specifikke værdier (flydkode, fast filial, afdelingstype, afdeling, opstilling, delopstilling, materialegruppe), der evt. er angivet i reglen.
- Materialet må ikke være placeret på en lukket filial.
- Materialet må ikke være placeret i en lukket opstillingsgruppe, hvis parameteren system- eller filialparameteren "Udelad fremfinding i lukkede opstillingsgrupper" er sat til "Ja".
- Materialet må ikke være placeret i en utilgængelig transportenhed, hvis parameteren "Udelad fremfinding i utilgængelige transportenheder" er sat til "Ja".
- Materialet må ikke være midlertidigt beskyttet mod reduktion
Hvis ingen af titlens eksemplarer opfylder ovennævnte betingelser, oprettes ingen reduktionsordre.
Hvis flere eksemplarer opfylder betingelserne, udvælges et eksemplar ud fra en prioritering opbygget af følgende kriterier:
- Hvis systemparameteren "Reducér flydende materialer før faste materialer" angiver det, udvælges flydende materialer før faste materialer.
- Eksemplarantallet på hver filial sammenholdes med filialparameteren "Antal eksemplarer på filialen, der beskyttes mod reduktion" for filialen. Eksemplarer på filialer med overskud udvælges før materialer på filialer med underskud. Hvis ingen filialer har overskud, prioriteres eksemplarer på filialer med mindst underskud.
- Hvis systemparameteren "Prioriter reduktion af materialer med størst akkumuleret udlånsperiode" angiver det, udvælges materialet med størst akkumuleret udlånsperiode.
- De ældste eksemplarer kasseres først.
- Har flere eksemplarer samme tidligste accessionsdato, udvælges materialer fra et materialehotel først.
- Er flere materialer stadig "lige gode" (samme accessionsdato, samme type filial), udvælges det materiale, der har "stået stille" længst tid (ud fra materialehistorikken).
Alle materialer, der opfylder betingelserne, kan dog stadig bruges til at tilfredsstille reduktionsordren.
Der er derfor ingen garanti for, at eksemplarerne altid vil blive kasseret i den ovennævnte rækkefølge.
Simuleringsfunktion
Simuleringsfunktionen giver mulighed for at se, hvordan beregningerne for en specifik titel er udført.
Dette kan benyttes til f.eks. at opklare, hvorfor en given titel – mod forventning – er blevet matchet med en bestemt livscyklusregel.
Se i øvrigt "data-eksemplerne"