I et biblioteksvæsen bevæger materialerne sig både inden for de enkelte filialer samt på tværs af filialerne. Desuden vil materialerne ad flere omgange blive sorteret i henhold til deres endelige destination.
Materialebevægelser på tværs af filialer
Materialer sendes imellem filialer i flere situationer, f.eks. i forbindelse med aflevering, hvor materialet sendes til en anden filial enten for at blive sat på plads eller fordi, det er reserveret af en anden låner til afhentning dér.
Når et materiale skal sendes fra én filial til en anden, er der grundlæggende to modeller for materialebevægelsen:
- Direkte udveksling
- Central sortering
De to modeller beskrives kort herunder. I IMS styres valget mellem de to modeller af parameteren Central sorter filial.
Direkte udveksling
Når man anvender direkte udveksling af materialer mellem filialerne, kan alle filialer i princippet afsende materialer til enhver anden filial. Dette er her illustreret med et hovedbibliotek (HB) og tre mindre filialer (A, B og C):
Den direkte vej er jo som bekendt den korteste, men jo flere filialer, der indgår i bibliotekssystemet, jo større bliver sorteringsopgaven ude på de enkelte filialer, og de mange ruter bliver sværere at håndtere kørselsmæssigt.
Central sortering
Når man anvender princippet om central sortering, sendes alle materialer, der skal fra én filial til en anden, i første omgang til en særlig filial, hvor materialerne så bliver sorteret ud til de enkelte filialer.
Den særlige filial, hvor den centrale sortering foregår, kan samtidig fungere som en almindelig filial (f.eks. hovedbiblioteket eller et materialehotel), men det kan også være en filial, hvor der ikke opbevares materialer i længere tid ad gangen.
Fordelen ved at anvende central sortering er, at man på de mange filialer undgår at skulle sortere materialerne. Den centrale sortering vil oftest blive foretaget af et automatisk sorteringsanlæg, som hurtigt og effektivt kan sortere mange materialer ud til mange forskellige destinationer.
Hvis der anvendes et automatisk sorteringsanlæg, er det vigtigt, at dette anlæg sender besked tilbage til BS og IMS om det præcise afkast og det præcise tidspunkt, hvor materialet blev smidt af. Hvis man blot anvender afleveringsinformationen fra BS til dette, vil man opleve, at IMS får registreret en del af materialerne i forkerte transportenheder.
Materialebevægelser inden for en filial
Materialer håndteres internt på en filial i flere forskellige arbejdsgange. Visse af disse arbejdsgange tager udgangspunkt i, at materialerne allerede er opdelt, og derfor skal andre arbejdsgange sørge for, at denne opdeling af materialerne finder sted.
Håndtering af materialer modtaget fra andre filialer
Materialer, der modtages fra andre filialer (central sortering eller direkte), skal grundlæggende opdeles i fire bunker, før de kan håndteres:
- Reserveringshylde
- Specialhåndtering (skanning i BS)
- Opsætning på udlånshylderne
- Udstilling
Som IMS er indrettet, antages det, at materialerne modtages opdelt i disse fire bunker. Dette verificeres bl.a. af mobilklientens modtagekontrol. Denne opdeling/sortering skal altså foretages inden afsendelse, enten på de enkelte filialer ved direkte udveksling eller i forbindelse med den centrale sortering.
De materialer, der skal sættes på plads på udlånshylderne, vil ofte blive omlastet i et antal bogvogne i en proces kaldet finsortering. Dette gøres for at lette arbejdsgangen. Da der sker en flytning af materialet fra én transportenhed til en anden, skal dette registreres i IMS.
Håndtering af afleverede materialer
Når et materiale afleveres efter endt udlån, skal dette registreres i BS. Dette foregår typisk ved skranken eller i en selvbetjeningsautomat. BS finder ud af, om materialet er reserveret til en anden låner. Hvis materialet ikke er reserveret, spørges IMS om anvisning af materialet.
Materialet ender med at blive sorteret ud i én af en stribe mulige opdelinger:
- Afleveringsfilialens reserveringshylder
- Afleveringsfilialens egne udlånshylder/magasin (kan være flere opdelinger)
- Andre filialer
Håndtering af fremfundne materialer
Når et materiale fremfindes med mobilklienten, placeres det i én af en række tilkoblede transportenheder afhængig af materialets endelige destination:
- Filialens egen reserveringshylde
- Specialhåndtering på filialen (skanning i BS)
- Udstilling på filialen
- Andre filialer / central sortering
Note: Opdelingen af de fremfundne materialer styres af en række parametre:
Håndtering af materialer, der nedtages fra reserveringshylderne
Materialer, der nedtages fra reserveringshylderne på grund af udløbet afhentningsfrist, skal altid forbi BS. Dette kan gøres ved at "aflevere" dem i BS (skranke eller selvbetjeningsautomat), eller man kan sende dem til central sortering, hvor de også vil blive registreret i BS. Se i øvrigt dokumentation af Automatisk fejlretning.
Håndtering af materialer, der skal sendes til en anden filial
Når der på en filial er blevet fremfundet eller afleveret materialer, som skal sendes til andre filialer, skal disse materialer sorteres, så de når frem til deres rette filial opdelt efter, hvad der skal ske med dem på modtagerfilialen:
- Reserveringshylde
- Specialhåndtering (skanning i BS)
- Opsætning på udlånshylderne
Hvis man anvender central sortering, sendes alle de udgående materialer blot til central sortering, hvor den videre sortering og distribution varetages.
Hvis man ikke anvender central sortering, skal denne sortering foretages på den enkelte filial inden afsendelse. Til dette anvendes mobilklientens funktion Grovsortering. Her sorteres hvert enkelt materiale ud i en lang række transportenheder. For hver filial, der udveksles materialer med, opdeles materialerne i de 3 ovennævnte opdelinger.