Planlægning af konfiguration af opstillingsgrupperne

Den nok største opgave i forbindelse med opstart af IMS er, at alle filialerne skal have konfigureret deres opstillingsgrupper i IMS. Dette arbejde indebærer, at alle de materialer, der potentielt kan blive sat på plads på filialen — både flydende materialer og materialer med fast tilhør på filialen — skal indplaceres entydigt i en opstillingsgruppe på filialen.

Filialens (potentielle) materialer skal altså grupperes, og filialens lokaliteter skal tildeles disse grupperinger.

Første trin i denne proces er planlægning. Der bør lægges en plan for, hvordan opstillingsgrupperne defineres, så man undgår at skulle lave for meget om, efter det allerede er blevet indtastet i IMS. Desuden kan det sikre en ensartet systematik i konfigurationerne på tværs af filialerne.


Navngivning af en opstillingsgruppe

Opstillingsgrupperne skal have et navn, som identificerer indholdet. Det kan vælges frit, men det anbefales at lave en ensartet navngivning, som i videst muligt omfang er selvforklarende i daglig brug. Opstillingsgruppernes navne bruges til at beskrive materialernes placering helt generelt i IMS – inklusiv under fremfinding, hvor navnet bruges til at beskrive, hvor materialet skal findes.


Størrelsen af en opstillingsgruppe

Et fornuftigt udgangspunkt for opstillingsgrupperne er, hvordan materialerne fysisk er placeret på hylderne inden indførslen af IMS. Der vil i forvejen være en opdeling (og evt. logisk navngivning) af hylder og fag typisk i form af skilte og skillestøtter. Da hver opstillingsgruppe i IMS har en fast størrelse (ikke nødvendigvis ens for alle opstillingsgrupperne), kan man dog ikke tage udgangspunkt i skillestøtter, der jævnligt flyttes efter behov.

En mulig tommelfingerregel i forhold til opstillingsgruppernes ideelle størrelse kan være et reolfag. Mindre opstillingsgrupper kan sagtens give mening, men større anbefales ikke. Da materialerne som regel står sorteret alfabetisk inden for opstillingsgruppen, vil store opstillingsgrupper kunne medføre ekstra flyt af materialer, hvis der f.eks. skal sættes materialer på plads i starten af opstillingsgruppen, og man så må flytte materialer i enden af hylden ned på næste hylde for at få plads. Dette kan potentielt forårsage en kaskadevirkning helt hen til slutningen af opstillingsgruppen. IMS vil som hovedregel sørge for, at der ikke anvises flere materialer til opstillingsgruppen, end der er plads til, men fordelingen i forhold til alfabetiseringen inden for en opstillingsgruppe vil være helt tilfældig.

Når den eksisterende inddeling i hylder og fag skal formaliseres, kan man vælge to strategier: Enten aflæser man på hylderne, hvilke materialer der i dag står der, og sætter dette til målet for IMS. Dette minimerer behovet for at flytte materialer i forbindelse med opstarten af IMS, men til gengæld risikerer man at skulle håndtere mindre pæne afgrænsninger af materialerne i IMS, f.eks. intervallet fra klassifikation "91.47" alfabetisering "ø" til klassifikation "91.61" alfabetisering "a?". Den anden strategi indebærer, at man definerer lidt pænere grænser, som man så til gengæld bliver nødt til at effektuere ved at flytte lidt rundt på materialerne — evt. sende materialer ud af filialen. Vælger man den førstnævnte strategi, kan man selvfølgelig altid justere opstillingsgruppernes grænser på et senere tidspunkt, hvis man synes det giver værdi i hverdagen.

En almindelig filial har typisk 100 – 250 opstillingsgrupper, mens et hovedbibliotek kan have over 1000 opstillingsgrupper.


Brug af niveauer

Som beskrevet i beskrivelsen af opstillingsgrupper, defineres de materialer, en opstillingsgruppe skal indeholde, ved hjælp af kriterier for materialernes profiloplysninger fra BS.

Da anvendelsen af elementerne i profiloplysningerne kan variere meget fra kommune til kommune (specielt omkring opstilling/delopstilling), vil enhver "best practice" skulle tilpasses de lokale forhold.

Man vil for den enkelte opstillingsgruppe typisk ikke lægge begrænsninger ind for alle de 7 ovenstående elementer. I stedet udfylder man netop de kriterier, der nødvendige for at definere, hvilke materialer der hører til opstillingsgruppen.

Når der kun angives et udsnit af profiloplysningerne, vil der i sagens natur forekomme overlap i definitionerne. F.eks. kan én opstillingsgruppe definere materialerne i klassifikation "84" med alfabetiseringsinterval "j-p?", mens en anden opstillingsgruppe definerer materialetype "dvd" uden at lægge begrænsninger på klassifikation og alfabetisering. Her vil man skulle betragte én af definitionerne som en "undtagelse" fra den anden opstillingsgruppes definition. Til dette anvendes niveauer, der angiver, hvilken definition der overtrumfer den anden.

Niveauerne anvendes i opstillingsgruppernes materialedefinitioner. Niveauer med større tal trumfer niveauer med mindre tal - prioriteres højere.

Inden konfigurationen af den enkelte filials opstillingsgrupper påbegyndes, bør der laves en overordnet plan for, hvordan disse niveauer anvendes. Gerne en plan, der går på tværs af alle filialerne, så medarbejderne på tværs af filialerne lettere kan rådføre sig hos hinanden, og der kan udsendes retningslinjer fra centralt hold.

Grundprincippet for anvendelsen af niveauerne er, at de laveste niveauer afsættes til de mest overordnede inddelinger — oftest klassifikation og alfabetisering. Typisk vil en ganske stor del af materialerne havne her. Oven på dette defineres undtagelserne ud fra f.eks. opstillinger, delopstillinger og materialetyper — eller kombinationer af disse. Der kan selvfølgelig stadig bruges afgrænsning på klassifikation og alfabetisering her, men det er ikke nødvendigt.

Det vil altså normalt være sådan, at hovedregler for materialerne placering defineres på de lavere niveau, men specialregler defineres på højere niveau. Der arbejdes således med regler og undtagelser.

Et ofte brugt princip er at afsætte det øverste niveau til en "udelukkelsesopstillingsgruppe". Denne opstillingsgruppe definerer de materialer, som filialen ikke ønsker at modtage. Opstillingsgruppen tilknyttes ingen lokaliteter og får dermed kapacitet 0. De materialer, som matcher udelukkelsesopstillingsgruppen, udelukkes dermed i praksis fra at flyde til filialen. Man skal naturligvis sørge for, at der ikke er materialer med fast tilhør på filialen, der matcher udelukkelsesopstillingsgruppen.

Et eksempel

Et eksempel på en konkret niveau-plan kunne se således ud:

Niveau 9: Udelukkede materialer
Niveau 8: Materialetype
Niveau 7: Opstilling + delopstilling + klassifikation
Niveau 6: Opstilling + delopstilling
Niveau 5: Opstilling
Niveau 4: Materialegruppe
Niveau 3: Delopstilling + klassifikation
Niveau 2: Delopstilling
Niveau 1: Klassifikation
Niveau 0: Bundgruppe uden filtrering - anvendes normalt ikke

Som udgangspunkt skal afdeling angives på alle niveauer – alfabetisering kan indgå på alle niveauer.

I forbindelse med arbejdet med planlægning og definition af opstillingsgrupperne, vil man skulle kortlægge anvendelsen af de forskellige felter i profiloplysningerne i BS. På baggrund af dette arbejde kan der så laves regler i oversigtsform for, hvilke profiloplysninger der skal filtreres på i forbindelse med de enkelte opstillingsgrupper (hvordan ses, at de er krimier, musik-cd osv.). Der kan i den forbindelse vise sig et behov for oprydning i og ensretning af sjældent brugte eller delvist udfasede opstillinger, delopstillinger osv. Denne oprydning skal i givet fald foretages i BS. Når der ikke er flere materialer tilbage, der anvender de udfasede værdier, kan disse værdier skjules (ikke længere aktive i BS grunddata) i IMS, så de ikke længere fremstår som valgmuligheder i forbindelse med konfigurationen.