Vedligeholdelsesopgaver

IMS bør - som andre IT-systemer - vedligeholdes i drift, og der vil være behov for og god mening i en driftsgruppe, der varetager dette vedligehold og i øvrigt følger op på drift og arbejdsgange. En fastholdelse og opfølgning på vedtagne arbejdsgange vil sikre og fastholde rationalet for IMS og minimere den krævede indsats til driftstøtte og afklaringer i dagligdagen.

Følgende er tænkt som gode råd og inspiration: Det præcise indhold af opfølgning vil i alle tilfælde afhænge af lokale forhold og definerede arbejdsgange.

Efter opstart af IMS-arbejdsgangene

Umiddelbart efter opstart af IMS-arbejdsgangene med brug af mobilklienten er de vigtigste kontrolpunkter, der vil fange brugerfejl pga. usikkerhed i forhold til arbejdsgangene, følgende:

1. Holde øje med, at der er koblet transportenheder på sorteringspunkterne fra P26.2 eller direkte med mobiklienten. Dette gælder mest kritisk central sortering, hvis dette benyttes, men også selvbetjeningsautomater og bibliotekssystems-klienter er relevante.
2. Følge med i rapporten ”Udvikling i antal ventende bestillinger”, så uventet ophobning af bestillinger kan fanges.
3. Følge med i rapporten ”Materialer i stillestående transportenheder”, så det fanges, hvis transportenhederne går i stå i arbejdsgangene.
4. Følge med i rapporten ”Materialer på reserveringshylde uden at være frataget”.
5. Følge op på konfigurationen af IMS Systemparametre til automatisk fejlretning, de automatiske handlinger: Er der de rigtige tidsfrister og handlinger?
6. Holde øje med bestillinger, der ikke skifter status til opfyldt - enten fra P03 eller bibliotekssystemet.

Normal drift

Når systemet er i normal drift kan følgende tjekliste - udover ovenstående - overvejes og tilpasses:

1. Overvåge hvilke og hvor mange materialer, der sendes til materialehotel. Dels kan der være materialetyper og samlinger, som helt enkelt ikke ønskes på materialehotel - og dels kan mængderne indikere udfordringer i filialernes konfigurationer. Flere rapporter kan bruges, men overblikket kan findes i Centralt overblik udvikling med en underinddelingen på dage.
2. Slå fejlretningssystemet til i forhold til sorteringspunkterne - Tidsfrist for auto. handling, når et materiale er placeret på en ikke direkte anvendt lokalitet. Inden dette gøres, anbefales det at kontrollere situationen på sorteringspunkternes afkast-lokaliteter vha. P01.
3. Slå fejlretningssystemet gradvist til i forhold til fejlretningsordrer. I denne forbindelse skal der sikres intern kommunikation om, hvad disse ordrer er, og hvordan de skal håndteres. Ordrerne kan overvåges i forhold til typer og antal fra webklienten P04.
4. Slå automatisk opfyldning af opstillingsgrupperne fra materialehotellet til og kontroller, at systemparametrene til funktionen står som ønsket. Selve opfyldningen slås gradvist til på den enkelte filial.
5. Følge med i rapporten ”Produktionsrapport” med fokus på, om bestillingerne håndteres.
6. Følge med i fejlfindingsrapporterne, der har forskelligt fokus og vil afsløre forskellige problemstillinger, hvis de forekommer.
7. Automatisk livscyklus:
   • Livscyklusreglerne skal som en del af automatisk livscyklushåndtering vedligeholdes og udbygges løbende. Til dette anvendes simulator-funktionen P38 som primært værktøj.
   • Følge med i rapporten "Anvendelse af kategorier" for at sikre, at livscyklusreglerne tildeler ønskede og forventede kategorier.
   • Når kategorireglerne er fungerende, kan der udbygges med reduktionsregler, som vil danne reduktionsordrer. Det anbefales at starte simpelt og gradvist, samt sikre intern kommunikation om baggrund og prioritering af disse ordrer.
   • Følge med i rapporten "Titler, der skal suppleres", hvis der er oprettet livscyklusregler til supplering.
8. Styrede udstillinger:
   • Udstillingsmodulet kan introduceres efter behov og ønske.
   • Der kan opbygges og vedligeholdes et katalog af udstillingsgrupper.
   • Disse kan så frit bruges i filialernes udstillingsforløb.