Beregning af fremfindingsordrer ud fra bestillinger

Når IMS har modtaget en aktiv bestilling fra BS, er dette et signal til IMS om, at der skal fremfindes et materiale. IMS vil derfor danne en fremfindingsordre (bestillingsordre) til brug på fremfindingslisterne.

En bestilling kan også være overført fra BS som ikke aktiv. En sådan bestilling skal ikke fremfindes endnu (venteliste), og IMS gør ikke yderligere ved den, før den evt. senere ændres til aktiv af BS.

På en aktiv bestilling er der fra BS' side angivet en liste med et eller flere materialer, der er "lovlige" at fratage til bestillingen.

BS kan også have angivet en bestemt filial, som materialet skal fremfindes på. Hvis ikke BS har angivet en fremfindingsfilial, vælger IMS selv en passende filial.

Med udgangspunkt i bestillingens liste over de mulige materialer samt fremfindingsfilialen (udpeget af BS eller IMS) udvælger IMS ét specifikt materiale på denne filial og danner fremfindingsordren.

Følgende skal være opfyldt for et materiale, før det må udpeges til fremfinding:

Fremfindingsordren beregnes første gang, når bestillingen modtages som aktiv fra BS, så alle fremfindingsordrerne ligger klar, når de mobile enheder spørger efter dem. Hvis der efterfølgende sker ændringer i bestillingen eller i oplysningerne om de involverede materialer, genberegnes fremfindingsordren, og om nødvendigt udpeges en ny fremfindingsfilial.

Bemærk: Ændringer i materialer (udlån, flytning, fratagning mv.) forårsager med det samme genberegning af de berørte fremfindingsordrer. Ændringer i de forskellige system- og filialparametre, der kan have indflydelse på de mulige materialer, fører først til genberegning af fremfindingsordrerne under en natlig kørsel.


Valg af fremfindingsfilial

Hvis BS har angivet en fremfindingsfilial, anvendes denne altid.
Det er kun, hvis BS ikke har angivet en fremfindingsfilial, IMS selv beregner en passende filial.
Med udgangspunkt i den samlede mængde af materialer, der er mulige for fremfinding til bestillingen, udvælger IMS en fremfindingsfilial således:

Når IMS har valgt en fremfindingsfilial, fastholdes denne, indtil et materiale er blevet fremfundet til bestillingen, eller der ikke længere er et egnet materiale på filialen. Der genberegnes altså ikke en ny fremfindingsfilial, blot fordi fordelingen af materialer på de forskellige filialer ændrer sig, og en ny beregning ville have valgt en anden fremfindingsfilial.

Der er dog også mulighed for automatisk skift af fremfindingsfilial.


Valg af et specifikt materiale på filialen

De forskellige materialer, der er nævnt i bestillingen, er ikke nødvendigvis placeret samme sted på filialen. For at bestillingen kan vises på en fremfindingsliste, skal der være en konkret placering, som både bestemmer bestillingens plads i rækkefølgen på listen, samt giver medarbejderen information om, hvor materialet skal findes.

IMS danner fremfindingsordren ved at udpege en specifik plukke-placering ud fra filialens prioritering af de forskellige placeringstyper. Ud fra denne prioritering vælges én af de mulige placeringer, og der udpeges ét af de mulige materialer, som så anvendes på fremfindingsordren. Alle materialerne på bestillingen kan dog stadig bruges til at tilfredsstille bestillingen.

Hvis der er flere mulige placeringer, vælges så vidt muligt en placering, der har flere materialer stående, end der allerede er blevet udpeget bestillinger til, så "overbookinger" undgås.


Klar eller ikke klar

Når IMS ud fra ovenstående beskrivelse har fundet frem til den bedste placering for fremfinding af bestillingen, ligger den genererede fremfindingsordre klar til at blive vist på mobilklienterne.

Det er dog også en mulighed, at IMS ikke kunne finde et egnet materiale. I så fald vil bestillingen stå som "ikke klar" i IMS, og der vil ikke blive dannet nogen fremfindingsordre til mobilklienterne.

Hvis BS har sendt flere aktive bestillinger, end der kan dækkes af de tilgængelige materialer, vil IMS forsøge at undgå "overbookinger", hvor flere bestillingers fremfindingsordrer udpeger samme materiale. Hvis der ikke er materialer nok til dette, beregnes fremfindingsordrerne alligevel, og det vil først under selve fremfindingen vise sig umuligt at fratage et materiale til alle fremfindingsordrerne. Efterhånden som materialerne bliver frataget, vil en eller flere fremfindingsordrer nu udpege et frataget materiale, og fremfindingsordrerne vil automatisk blive genberegnet. Når der ikke er flere mulige materialer, bliver bestillingerne "ikke klar".

Principielt bør BS dog undgå at sende flere aktive bestillinger til IMS, end der er materialer til at dække. Det er kun BS, der kan foretage en fornuftig prioritering af, hvilke bestillinger der skal fremfindes nu, og hvilke der er "på venteliste". BS har dog også mulighed for at overføre alle bestillingerne til IMS, og så nøjes med at markere en delmængde af disse som aktive for IMS.


Automatisk skift af fremfindingsfilial

Når IMS har udpeget en fremfindingsfilial for en bestilling, og den dannede fremfindingsordre efter et fastsat antal døgn stadig ikke er blevet håndteret, kan IMS forsøge at vælge en anden fremfindingsfilial til bestillingen. Dermed kan man opnå, at bestillingen bliver håndteret, selv om der i første omgang blev udpeget en fremfindingsfilial, som af en eller anden grund ikke får foretaget fremfindingen.

Det kræver naturligvis, at der er en anden filial, der har et muligt materiale stående.

Bemærk: Hvis man på den valgte filial forsøger at fremfinde det bestilte materiale, men ikke kan finde materialet, bør man overveje at markere materialet som "ikke fundet" på mobilklienten, da IMS derved omgående vil forsøge at udpege en ny fremfindingsfilial til bestillingen, hvis dette er nødvendigt.

Det automatiske skift af fremfindingsfilial styres af to parametre, afhængig af om det p.t. er bestillingens afhentningsfilial, der er udpeget som fremfindingsfilial:

Bemærk: Når IMS på baggrund af tidsgrænsen skifter fremfindingsfilial for en bestilling, vil der kunne blive udpeget en ny fremfindingsfilial, som måske ikke er helt optimal i forhold til den oprindelige prioritering ved valg af fremfindingsfilial. De filialer, der har været udpeget som fremfindingsfilial, men som ikke fik håndteret fremfindingsordren inden for tidsgrænsen, vil først komme i spil igen for denne bestilling, når alle mulige filialer for bestillingen har været prøvet. Herefter startes forfra, og alle filialerne er igen i spil.