Opstart af Intelligent Materialestyring - data og konfiguration

2.1 Konfiguration på systemniveau, som indtastes centralt

• IMS grunddata
  • Opret Brugere. Systemet oprettes med én bruger med fulde rettigheder herunder rollen Brugeradministration (se hjælp til oprettelse af brugere og rettigheder). Det anbefales at oprette og bruge de nødvendige brugere til det efterfølgende arbejde med systemadministrationen som det første.

Det nedenstående kræver rollen Grunddataadministration. Alle BS grunddata fra BS oprettes med status aktiv.

• BS grunddata
  • Sæt afdelingstype for afdelinger (se hjælp til redigering af afdelinger)
  • Sæt afdelingstype for flydkoder (se hjælp til redigering af flydkoder)
  • Sæt status for reserverbar og udlånbar på materialegrupper (se hjælp til redigering af materialegrupper)
  • Fjern aktiv-markering på alle irrelevante elementer for alle typer af BS grunddata (se eksempelvis hjælp til redigering af filialer). For filialer, der skal holdes uden for IMS, skal filialparameteren "Faste materialer aldrig på hotel" sættes til "Ja", inden filialen deaktiveres.

Det nedenstående kræver rollerne Grunddataadministration og Brugeradministration.

• IMS grunddata
  • Opret brugere til alle øvrige brugere. På baggrund af kommunens krav og ønsker til brugere og deres rettigheder skal resterende brugere oprettes. Der kan i hele systemets levetid tilføjes og evt. fjernes brugere, og brugernes rettigheder kan tilpasses (se hjælp til oprettelse af brugere).
  • Sæt Generelle systemparametre. Systemet er oprettet med standardværdier for alle systemparametre. Disse kan tilpasses kommunes krav og ønskede konfiguration (se hjælp til redigering af systemparametre).
  • Gennemgå kategorier. IMS installeres med et sæt af basale kategorier, som bør gennemgås.
  • Opret flydkoder og tildelingsregler. Afhængig af det anvendte bibliotekssystem og systemets konfiguration kan der oprettes flydkoder og regler til at tilknytte materialerne til disse.
  • Sæt Gennemsnitstykkelser for materialer. Systemet er oprettet med generelle definitioner til beregning af materialernes tykkelse. Supplerende definitioner tilføjes med udgangspunkt i egne stamdata. Hvor disse definitioner matcher materialerne, bruges disse – ellers bruges værdierne fra systemparametrene - se hjælp til redigering af gennemsnitstykkelser).

Det nedenstående kræver rollen Filialadministration <alle>.

• Filialer - nogle få fundamentale filialparametre bør sættes tidligt for at muliggøre basal test af materialefordelingen (se hjælp til redigering af filialparametre)
  • Sæt filialparameteren til at angive filialtypen for materialehotellerne ('Filialen er et materialehotel'=Ja)
  • Sæt filialparameteren til at angive prioriteringen for materialehotellerne ('Materialehotel prioritering')
  • Sæt evt. filialparameteren til at angive vægten ved lodtrækning i anvisningsalgoritmen for øvrige filialer ('Vægt til brug ved vægtet lodtrækning')

2.2 Tastes fra filialerne/HB

Det nedenstående kræver rollen filialadministration <din filial>.

• Administration af filialopsætning
  • Opret lokaliteter. Systemet oprettes uden lokaliteter, så et lokalitetshierarki, der svarer til den fysiske indretning af filialen, skal oprettes. Hvis det er muligt, bør der tages højde for behov for knuder til en opdelt fremfinding – lokalitetshierarkiet kan under alle omstændigheder tilpasses senere (se hjælp til oprettelse af lokaliteter).
  • Monter labels på de lokaliteter, der skal anvendes til kaotisk opstilling (opbevaring, reserveringshylder, udstillingshylder). Yderligere monteres en mærkat eller andet med et navn, som brugerne kan læse.
  • Evt. justering af generelle filialparametre arvet fra systemniveau (se hjælp til redigering af filialparametre).
  • Evt. oprettes sorteringspunkter og afkast. Systemet oprettes uden sorteringspunkter, men de oprettes automatisk ved første brug fra bibliotekssystemet. Hvis koderne kendes, kan de også oprettes på forhånd. Automatisk oprettelse af afkast kan være mere fejlsikkert end manuel oprettelse, da der ved manuel oprettelse er risiko for tastefejl. Automatisk oprettelse gennemføres ved at aflevere et materiale svarende til hvert afkast ved hvert sorteringspunkt. Bemærk: Ved automatisk oprettelse sættes lokaliteten også automatisk – denne skal evt. opdateres.
    Identifikationslabels skal tilknyttes afkast – enten ved indtastning eller ved at bruge mobilen til at knytte en label til hvert afkast. Se hjælp til oprettelse af sorteringspunkter og separat vejledning til konfiguration af sorteringspunkter og afkast.
  • Evt. justering af placeringstypernes prioritering til brug for beregning af fremfindingsordrer ud fra bestillinger
• Administration af filialopsætning
  • Opret første konfiguration som kladde ved at tage en kopi af den systemskabte (se hjælp til kopiering af konfigurationer).
    • Tilføj filialen til relevante flydgrupper (se hjælp til redigering af flydmedlemskaber)
    • Opret klargøring-til-opsætning-fraktioner (finsorteringsopdelinger) (se hjælp til opretning af finsorteringsopdelinger)
    • Opret opstillingsgrupper og tildel lokaliteter. Dette giver datagrundlaget til det næste trin. Det er en god idé at oprette opstillingsgrupperne i den rækkefølge, som man typisk ønsker at fremfinde dem efter. Det giver færre ændringer i næste trin (se hjælp til opretning af opstillingsgrupper).
      Se separat vejledning i planlægning af konfiguration af opstillingsgrupperne.
    • Tilpas evt. fremfindingsrækkefølge (se hjælp til opretning af fremfindingsrækkefølge)
  • Tag konfigurationen i brug (aktiver konfiguration) efter gennemgang af konsekvensberegningsrapporten (se hjælp til aktivering af konfigurationer). Denne rapport tager noget tid at beregne.

2.3 Afsluttende eller parallelt – centralt og/eller filialspecifikt

Det nedenstående kræver rollen Transportenhedsadministration

• Transportenheder
  • Opret transportenheder i webklienten (se hjælp til oprettelse af transportenheder). Hver transportenhed skal påmonteres en label og et navn, som brugerne kan læse.

Det nedenstående kræver rollen Grunddataadministration

• IMS grunddata
  • Tilpas kategorier (se hjælp til tilpasning af kategorier) ved at supplere og justere standardkategorierne.
  • Tilpas IMS statusser (se hjælp til oprettelse af IMS statusser) ved at supplere og justere systemets standardværdier.